やりっぱなしにしない！研修活用術
誰もが一度は経験あり!? 失敗研修あるある
オンライン研修中、「あの人が画面から消えた!?」～オンライン研修編失敗あるある
念入りにプランを立てて開催しても、いざ当日になってみるといろいろあるのが研修。そんな失敗やハプニングをご紹介しつつ、よりよい研修に向けた改善方法を探ります。
今回は、事務局スタッフ目線でとらえたオンライン研修の「あるある」です。
研修開始時～参加者の1人が迷子!?
オンライン会議システムを使い、外部講師を招いて行う若手社員向けの研修の日。参加者からは事前に接続テスト済みの連絡も受け、準備も万端です。開始5分前には続々と参加者がミーティングルームに入室し、画面上に顔を出し始めましたが、Aさんだけはなぜかいつまでも現れません。「そういうことのないようにちゃんと接続テストもしてもらったのになぜ!?」
実はAさん、「接続の練習」はしたのですが、よくよく聞くと出社日にオフィスから接続したとのこと。研修当日は自宅から参加しようとしたのですが、自宅のPCにインストールされていた会議システムのバージョンが古く、練習どおりの画面が表示されずアタフタしてしまったようです。
【失敗研修にしないために】
- 接続テストは当日と同じ環境下で！
- 使用アプリのインストール、バージョン最新化のアナウンスを徹底！
- いざというときに連絡が取れるよう、受講者の緊急連絡先は把握しておく！
ファイルが開けない！いったいなぜ？
そんなAさんもなんとか接続し、少し遅れて研修がスタート。ひとまず順調に講師のレクチャーが進み、ほっとひと安心……と思いきや、講師が資料のファイルを共有し、参加者に開くよう指示したところでトラブル発生。Bさんから「ファイルが開けません」と申告がありました。
よくよく見ると、画面に映ったBさんの画角もちょっと他の人とは違う様子。「ちなみに何を使って接続していますか？」と尋ねると、「スマホからです！」と元気な答えが返ってきました。本人は、映像と音声でやり取りができればよいと判断したのでしょう。資料を使って研修を行うことをきちんと伝えていなかった事務局も悪いといえば悪いのですが……。
【失敗研修にしないために】
- 研修参加にはカメラ付きのパソコン使用を推奨！
- 使用ファイルは事前にすべて共有しておく！
突然響き渡ったのは……？マイクの状態にご用心
研修も本題に入り、参加者も集中している様子。やれやれこれでひと安心とホッとしていると、熱く語りかける講師の話を遮るように「ピンポーン、ピンポーン」という音が鳴り響きました。と同時にそわそわし始めたCさん。どうやら自宅から参加しているCさん宅のインターホンが鳴らされたようです。
すぐに気づいてマイクをオフにしたCさんでしたが、せっかくの緊張感ある雰囲気が損なわれてしまったことは否定できません。マイクのミュートについては、事務局側でも気をつけておくべきでした。
【失敗研修にしないために】
- 事前にルール作りとガイダンスを行う！（「発言時以外はマイクをミュートにする」など）
- マイクオフがルールの場合、オンのままの参加者に気づいたら事務局ですぐにミュート！
沈黙が続いたと思ったら言葉がかぶる……オンラインならではの間が難しい！
研修の山場ともいうべきグループワークの時間になりました。オンライン会議システムには、「ブレークアウトルーム」などの名称で参加者を数人ずつに分ける機能があり、個別にディスカッションができるのは、研修を進める上でもとても便利。これを活用し、グルーブワークの時間を設けてみたのですが、グループの中の一つでどうにもディスカッションが盛り上がらず、沈黙が続いています。
講師には、順次グループを巡回し、話し合いを促してもらってはいるものの、対面での研修と異なり、「助けの必要なグループを見つけてすぐに手助けに入る」ということができないのが難しいところ。ある程度は参加者自身が自発的にアクションしなければ成り立たないようです。
講師の手助けでようやくディスカッションが始まりましたが、今度はDさんとEさんが、「私の場合」「それで言うと」と同時に話し始め、「どうぞどうぞ」と譲り合ってしまってなかなか話が進みません。貴重なグループワークの時間なのに、どうにももったいないことです。
【失敗研修にしないために】
- グループワークでは誰が進行役をするか予め役割設定をしておく！
- 事前に発言時のルール作りとガイダンスを行う！（声がかぶった場合の対応方法、挙手ボタンの活用方法など）
疲労を感じやすいオンライン研修、後半戦はとくに要注意！
研修も後半、相変わらずエネルギッシュに語り続ける講師はさすがプロといったところですが、参加者のほうにはだんだん疲れが見えてきました。中には半分まぶたが閉じかかっている人も……対面なら伝わる講師のエネルギーも、オンラインだとなかなか伝わりにくいのでしょう。さらに、ずっとパソコンの前で同じ姿勢でいることを考えれば疲労がたまるのも無理のないことなのかもしれません。
そんな中でさっきからずっと下を向いているのがFさん。何だか様子がおかしいな？と思ったら、手もとが映らないのをよいことに、研修とは関係ない作業をしているようです。とはいえ、確証がないままこちらから注意をするわけにもいかないのが辛いところです。
Fさんにどう声をかけたものか悩んでいたら、冒頭で入室に苦戦したAさんがいつの間にか画面から消えています！どうしたAさん！慌ててAさんの携帯電話に本日2度目の連絡を入れる事務局スタッフなのでした。
【失敗研修にしないために】
- 研修のグランドルールを冒頭でアナウンス！（研修中に他の作業をしないなど）
- 疲れがたまらないよう工夫する！※1
- いざというときに連絡が取れるよう、受講者の緊急連絡先は把握しておく！
※1 例） 講師に気分転換を呼びかける時間を作ってもらう（「背伸びをする」など）受講者には立ったり座ったりするなど工夫してもらう
オンラインでの研修では、何かと予期せぬ事態が起こるもの。そんなときに重要な役割を果たすのが事務局スタッフです。機器のセッティングや資料の準備から、冒頭のガイダンス、不具合の出た参加者との緊急連絡など、対応できるスタッフの配置は必須といえるでしょう。事務局が「あるある」なトラブルを予期して準備することで、オンライン研修はより実りの多いものとなるはずです。
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